Studii si activitati conexe
Regulament privind regimul actelor de studii
Elaborat:
RMC
Lect. univ. dr. DANIELA CHIOREAN
Semnătura: ………………………
Aprobat:
RECTOR
Prof.univ. dr. RADU SOLOVASTRU
Semnătura: ………………………
Exemplarul nr. : 1
I. INTRODUCERE
1. SISTEMUL DE CIRCUIT cuprinde:
- intrări de acte din exterior;
- circulaţia actelor în interior;
- depozitare (îndosariere), distrugere, arhivare;
- ieşiri de acte.
2. CLASIFICAREA ACTELOR
Actele care intră şi ies din instituţie pot fi transmise prin:
- poşta - scrisori, acte în original, colete;
- fax - scrisori, adrese, copii ale actelor originale;
- electronic - e-mail.
Totalitatea actelor cuprinde 2 grupe:
a) acte care intră sau ies din universitate ex:
- corespondenţă, comenzi, contracte, facturi, bilete la ordin, extras de cont, calculaţii
preţ, adeverinţe, documentaţii;
b) acte care circulă în interiorul societăţii:
- note interne, regulamente, proceduri, decizii, acte primare cu privire la activitatea universităţii, ziare şi reviste
de specialitate;
II. EVIDENŢA TRATĂRII ACTELOR
1. PRIMIREA SCRISORILOR, COLETELOR
Scrisorile sunt ridicate pe baza de delegaţie de către o persoană numită din cadrul departamentului secretariat. Scrisorile sunt preluate pe bază de semnatură de la Oficiul Poştal, sunt aduse şi predate la Secretariat. Aceeaşi persoană ridică coletele de la Gara Centrală pe bază de delegaţie. Persoana numită se prezintă cu delegaţie şi avizul poştal, achită cheltuielile de transport şi semnează de primire pentru colet. Coletul este adus şi predat la Secretariat.
Scrisorile urgente (PRIORI POST) care vin după orele de program sunt aduse de factorul poştal şi predate paznicului de la poartă pe bază de semnatură. Paznicul le predă Secretariatului pe bază de semnatură.
2. DESCHIDEREA ŞI IDENTIFICAREA SCRISORILOR ,COLETELOR
Scrisorile, coletele sunt deschise de către secretarul şef.
3. ÎNREGISTRAREA SCRISORILOR, COLETELOR
Secretarul şef repartizează documentele, iar secretara de la registratură, înregistrează în Registrul de intrări-ieşiri scrisorile, coletele cu următoarele date:
- număr de înregistrare;
- data înregistrării;
- numărul şi data documentului;
- de unde provine documentul;
- conţinutul pe scurt al documentului.
Secretara înregistrează în Registrul de intrări-ieşiri compartimentul căruia i s-a repartizat documentul spre rezolvare. Documentul este preluat de către şeful de compartiment după ce a semnat în registru.
III. TRANSMITEREA ACTELOR
1. SISTEMUL INTERN DE TRANSMITERE
Toate documentele care circulă în interior trebuie aprobate de către şefii departamentelor cărora se adresează.
Actele înregistrate şi aprobate se repartizează pe baza de semnatură compartimentului căruia i se adresează. Directorul de compartiment semnează de primire.
2. MIJLOACELE DE TRANSMITERE
În interiorul universităţii actele se transmit manual sau electronic. Spre celelalte clădiri ale universităţii, documentele se transmit, de regulă, prin curierul universităţii.
3. EXPEDIEREA ACTELOR PENTRU ORGANISME EXTERNE
Expedierea în exterior se face după ce actul este semnat de şeful de compartiment este datat, numerotat, ştampilat, înregistrat în Registrul de Intrări-Ieşiri de către secretara de la registratură.
Curierul universităţii întocmeşte un borderou cu toate scrisorile, coletele expediate.
Pe baza acestui borderou predă la Oficiul Poştal si pe bază de semnatură, scrisorile şi coletele.
Plăteşte cheltuielile de expediere pentru colete pe baza unei chitanţe.
La sfârşit de luna prezintă şefului direct şi compartimentului Financiar-Contabil decontul de cheltuieli.
IV. CONTROLUL ACTELOR, SARCINI GENERALE
Coordonarea circuitului actelor se face de către Şeful Departamentului secretariat care are în subordine această activitate. Pentru realizarea unui control eficient este necesară înfiinţarea unui registru de intrări – ieşiri al documentelor în fiecare departament.
V. VERIFICAREA, PĂSTRAREA, ELIMINAREA ŞI ARHIVAREA ACTELOR
După ce sunt rezolvate actele se îndosariază de către secretară. Periodic actele se predau la arhiva universităţii conform legislaţiei în vigoare. Orice act arhivat se consultă prin semnarea de către solicitant în borderoul întocmit de către arhivar. Actele fară importanţă pot fi distruse.
VI. DISPOZIŢII FINALE
Orice act se emite cel puţin în 2 exemplare. Unul rămâne la compartimentul emitent şi unul se expediază.
Intrările şi ieşirile de acte se înregistrează într-un registru de intrări-ieşiri.
Intrările şi ieşirile de fax - uri se înregistrează în Registrul de intrări .
website UAD